档案管理

   随着物联网的不断发展进步，国家机关单位对档案管理的要求也越来越高，加强机要档案的管理，防止机要档案的泄密、维护国家信息的完整与安全已成为重中之重。RFID档案管理方案应用现代射频识别、物联网等技术，大数据分析技术，将每份档案粘贴RFID电子标签，通过RFID读写器、天线、身份证识别器、员工卡读写器、档案馆员工作站、多功能手持终端与档案信息管理系统完美结合， 实现档案实体流通过程的全程跟踪管理、定位管理、档案自动盘点、智能分析等功能，最大限度优化档案管理流程，降低接收、盘点和查找劳动强度,节省人力物力,提高档案保管利用效率,强化档案管理安全。

一、操作流程

打印RFID电子标签→发卡器核实确认→存入RFID智能柜→上传数据→系统应用

二、系统功能

可根据用户实际需求添加相应管理模块，实现全流程监控

a、入库管理

新的档案入库前，首先要根据档案的类别、年份和密级等相关信息对新建档案进行编目，并通过RFID打印机写入RFID标签，生成的电子标签数据被传送到中心数据库里以备系统其他模块调用。电子标签粘贴到档案或档案袋上并放入指定区域

b、实时盘点

由档案管理信息系统的查询子系统发出盘点指令，或设置成自动盘点模式，RFID阅读器立即完成对档案的相关信息以及相应的储位信息的收集，并自动返回所收集的信息与中心数据库中的数据进行核对。如对于不能匹配的信息，由管理人员持手持式阅读器进行现场核对，修改系统信息或现场信息，从而完成档案盘点。

c、智能查询

管理员首先通过查询管理子系统查阅档案的编目号，系统将根据编目号提取中心数据库里所储存的数据信息，核对无误后发出出库指令，储位管理子系统中的档案自动识别模块将根据编目号映射其储位编号，找到该档案所存放的物理位置。

d、借阅管理

借阅人员先在系统中提交借阅申请单，由管理员审批后开放权限给借阅人。借阅人通过刷卡、指纹、人脸识别进入档案库，取阅已审核的档案。未审核的档案移位或信息丢失系统将实时上报，防止越权借阅或非法阅览。

e、防盗报警

档案均处于阅读器的读取范围中。当档案被取出时，由出库口的RFID阅读器捕捉档案信息，并与出库指令信息进行核对，如果档案是未经档案管理信息系统发出出库指令而异常离开库位，监控模块会激活警报模块发出异常情况警报。

三、系统优势

a、非接触式数据采集。管理者无需打开档案盒，只需将粘有 RFID 标签的档案盒在阅读器前经过，就可以在电脑屏幕上显示出盒内档案的具体名目、数量、档案摘要等信息，缩减了管理者的作业环节，提高了作业效率，从而有助于管理实施库存档案的动态化管理。

b、角色管理。采用用户-角色-权限模式，不同用户具有不同的操作权限。用户使用RFID卡进行系统认证;RFID识别系统采取一定的加密措施，防止档案资料相关数据的外泄，并提高了系统抗干扰的能力。

c、防盗报警。根据申请及审批结果，自动规划限定时效内的档案出入库操作及位置/区域，违规将预警。结合生物识别设备，实现物品实时管控、人员身份确认、违规将报警.

d、扩展应用。系统以RFID技术为基础构建了一个集数据管理、查询、统计、辅助分析和区域监控于一体的综合档案资料信息管理系统，实现档案资料的精确管理。系统的软件体系可以方便升级不同的物联网智能硬件，根据需要提供各种数据输出接口;采用模块化设计，方便扩展功能，保护现有投资。

       RFID 智能化管理将档案馆的工作由以档案手工登记查找转化为 RFID 自动查找档案，让管理人员在最短的时间里找到自己需要的资源。智能化管理把原来由管理员承担的繁琐工作量轻便化，档案馆的人力支出相应地减少，成本随之降低。档案馆则可利用节省出来的时间和人力资源用于更深层次的个性化服务等，从而提高整体的运营水平。